El presente documento establece las condiciones y términos de uso del servicio de Asistencia Legal UGPP de ASOPAGOS S.A. (en adelante, los «Servicios. Los Servicios se proporcionan a través de ASOPAGOS S.A. con Nit. 900.319.291-2, sociedad comercial constituida mediante documento privado No. 001 del 13 de mayo de 2009, inscrita el 19 de octubre de 2009 bajo el número 01334699 del libro IX en la Cámara de Comercio de Bogotá, con Matricula Mercantil No. 01939113, que en adelante se denominará ASOPAGOS. El solo uso de nuestros Servicios implica la aceptación de estas condiciones y términos de uso, Los Servicios definen la realización de ciertas actividades descritas más adelante con el objeto de facilitar el acceso a los Usuarios (empresas o personas independientes), por lo cual el Usuario se compromete a leer los términos y condiciones aquí establecidas, previamente al uso de los Servicios, y por lo tanto, en caso de acceder a los mismos se entiende que conoce de manera integral los términos y condiciones de este documento y consecuentemente acepta la totalidad de sus estipulaciones. De igual forma el Usuario acepta que los presentes términos y condiciones pueden ser modificados, en cualquier tiempo, unilateralmente por parte de ASOPAGOS, por lo que el Usuario deberá estar pendiente y revisarlos de tiempo en tiempo y en caso de acceder a los mismos igualmente reconoce conocerlos y aceptarlos. ASOPAGOS podrá enviar un email al usuario con los cambios de los presentes Condiciones y términos de uso.

2.1. Para una adecuada prestación de los Servicios, el Usuario debe proporcionar, bajo su única y exclusiva responsabilidad, toda la información que se requiera para poder dar una respuesta adecuada en relación con la situación de cada empresa o persona independiente. ASOPAGOS se reserva el derecho de suspender o cancelar los Servicios si el Usuario no cumple con las condiciones señaladas en el presente documento o si su actuación, a entera discreción de ASOPAGOS, puede llegar a considerarse como una conducta malintencionada.

2.2. El Usuario reconoce que la información proporcionada es personal y que los datos solicitados son necesarios para poner los servicios a su disposición; así mismo EL Usuario declara que accede a estos servicios por iniciativa propia, de manera voluntaria, y que hace uso de los mismos de buena fe y que se hace responsable del cumplimiento de las leyes colombianas aplicables.

2.3. El Usuario reconoce igualmente que el uso de los Servicios de Asistencia Legal UGPP de ASOPAGOS no lo convierte en titular de ninguno de los derechos de propiedad intelectual de ASOPAGOS ni de los contenidos a los que pueda tener acceso. Solo se puede usar el contenido de los Servicios si lo autoriza su titular o si está permitido por la ley. Esta condición no le otorga al Usuario el derecho a usar las marcas ni los logotipos utilizados por ASOPAGOS ®. Está prohibido para el Usuario eliminar, ocultar o alterar los avisos legales que se muestren en nuestros Servicios.

2.4. En relación con el uso de los Servicios, el Usuario reconoce que, con la vinculación y uso, el Usuario acepta que ASOPAGOS puede enviarle avisos del servicio, mensajes administrativos, avisos promocionales y/o cualquier otro tipo de información relacionada, por cualquiera de los medios registrados por el Usuario.

2.5. El Usuario reconoce y acepta también que ASOPAGOS condiciona la utilización de los Servicios al diligenciamiento previo de formularios que contienen información general del Usuario y que, en algunos casos, puede ser clasificado en una de las siguientes categorías: A, B, C y D, con la intención de asociar el Usuario al pago, año anticipado, correspondiente por la prestación de los servicios de manera anual. El Usuario será el único responsable de las manifestaciones falsas, incompletas o inexactas que introduzca a través de los medios que disponga ASOPAGOS para recibir la información, y de los resultados que de allí se deriven.

2.6. El Usuario (persona natural o jurídica) tendrá acceso al servicio sin límite de consultas durante un año, contado a partir del momento en que se confirme el pago en el sistema bancario de ASOPAGOS, pero en las condiciones definidas en este documento.

3.1. La política de tratamiento de la Información de ASOPAGOS explica el tratamiento de los datos personales y la protección de la privacidad al usar nuestros Servicios. Por el solo hecho de utilizar nuestros servicios, el Usuario autoriza a ASOPAGOS para utilizar los datos ingresados de conformidad con las políticas de ASOPAGOS para tratamiento de información y el contenido de estos términos. De igual forma, autoriza a ASOPAGOS a usar toda la información preexistente en las bases de datos de ASOPAGOS, y en las de las Cajas de Compensación Familiar.

3.2. La prestación de los Servicios señalados en los presentes términos y condiciones podrá ejecutarse, en todo o en parte, de forma directa o por intermedio de terceros, pero en todo caso, la relación contractual será entre el Usuario y ASOPAGOS. Por la utilización del Servicio, el Usuario no adquiere derechos sobre las plataformas o softwares puestos a disposición por ASOPAGOS; por lo tanto, el Usuario no podrá utilizarlos de forma diferente a la aquí señalada, ni modificar el código fuente, descomprimirlo, modificarlo, copiarlo o utilizarlo para fines personales, o de cualquier otra índole, con o sin ánimo de lucro.

3.3. En caso de presuntas infracciones a los derechos de autor, ASOPAGOS tiene la facultad de cancelar los Servicios del Usuario y notificar a las autoridades correspondientes para que se inicien los procesos establecidos en la ley colombiana para la protección de los derechos de autor.

4.1. El uso de los Servicios de Asistencia Legal UGPP de ASOPAGOS le permite cargar, enviar, almacenar o recibir contenido. Si lo hace, el Usuario seguirá siendo el titular de los derechos de propiedad intelectual que tenga sobre ese contenido.

4.2. Al cargar, almacenar o recibir contenido, o al enviarlo a través de los medios dispuestos por ASOPAGOS para ello, se le concede a ASOPAGOS (y a sus colaboradores o terceros autorizados para ello) el permiso o autorización para usar, alojar, almacenar, reproducir y analizar dicho contenido. Las personas a cargo de la atención al Usuario, o los sistemas automatizados, analizan el contenido de la información suministrada por el Usuario (incluidos los correos electrónicos), para dar la respuesta que se considere relevante.

El alcance de los Servicios de Asistencia Legal UGPP que ofrece ASOPAGOS para beneficio del Usuario, según lo estipulado en estas Términos y Condiciones de Uso, es el siguiente:

5.1. La obligación de ASOPAGOS es de Medio, y no de Resultados.

5.2. Responder a inquietudes frente a las acciones y potestades con las que cuenta la UGPP en el proceso de parafiscalización.

5.3. Atención de consultas e inquietudes sobre Generalidades de la UGPP, sus competencias, facultades, procedimientos, cruces de información, sanciones que aplica y conductas que investiga.

5.4. Explicación sobre los contenidos y fundamentos de las comunicaciones y/o Actos Administrativos expedidos por la UGPP y sobre los recursos que operan en contra de los mismos.

5.5. Explicación sobre los archivos anexos a las comunicaciones y/o Actos Administrativos expedidos por la UGPP.

5.6. Revisión y recomendaciones generales sobre los documentos, respuestas, recursos y comunicaciones enviadas (o por enviar) por el aportante frente a los requerimientos de la UGPP.

5.7. Explicación y recomendaciones generales sobre la forma correcta y oportuna en que deben atenderse los requerimientos y comunicaciones de la UGPP.

5.8. Explicación sobre conteo de plazos y términos del aportante y de UGPP.

5.9. Explicación y verificación sobre formas correctas de notificación de Actos Administrativos de UGPP y recomendaciones generales sobre acciones a seguir.

5.10. Explicación y recomendaciones sobre formas de Terminación de Proceso por Mutuo Acuerdo y reducción de sanciones y/o intereses.

5.11. Explicación y recomendaciones generales sobre la forma de preparar y atender las visitas y/o inspecciones de UGPP.

5.12. Estimación de cálculo estimado del valor de las sanciones que puedan estar corriendo en contra del aportante por no envío, envío extemporáneo y/o incompleto de información.

5.13. Información general acerca de cómo debe calcular el usuario los valores que debe pagar por concepto de los aportes no pagados, la extemporaneidad y los intereses de mora en el evento que el usuario lo solicite.

En caso que el Usuario requiera solicitar Consultorías y Servicios Adicionales o Complementarios al alcance de los Servicios de Asistencia Legal UGPP descritos anteriormente, estas Consultorías y Servicios tendrán costo adicional y estarán disponibles debiendo ser formalizados entre el Usuario y ASOPAGOS con formas y condiciones específicas para tales Consultorías, diferentes a las señaladas en el presente documento, mediante un acuerdo independiente en el que se determine el alcance, esfuerzos y costos, todo lo cual estará sujeto a las disposiciones sobre inexistencia de garantías y renuncias de establecidas en el numeral 12 de este documento

Los Servicios prestados al Usuario tienen como única finalidad el de acompañamiento y asistencia básica en el tema llamado y descrito en el presente documento, “Asistencia Legal UGPP”, puesto a consideración del Usuario en el presente documento, no siendo vinculante su aplicación ni de obligatorio cumplimiento ni atención por parte del Usuario. El Usuario tendrá total libertad de acatar o no el consejo brindado por ASOPAGOS. El Usuario será el único responsable por sus decisiones. En ningún caso ASOPAGOS será responsable por cualquier eventual perjuicio económico o de cualquier otra índole, causado como consecuencia del servicio prestado. Por lo tanto, ASOPAGOS no asume ninguna garantía sobre los Servicios dados al Usuario.

Es de responsabilidad exclusiva del Usuario, la oportunidad, calidad, exactitud, cantidad y contenido de la información que sea entregada para el Servicio de Asistencia Legal UGPP. ASOPAGOS hará uso de esta información, sin alterarla en su contenido, pero podrá cambiar la forma de presentación y manejo, con el fin de facilitar el análisis de las cuatro (4) fuentes de información que debe entregar el Usuario, en formatos EXCEL, con puntos de miles y comas de decimales, así:

1. Nómina.
2. Planillas PILA.
3. Contabilidad con Balance de Prueba Nivel de Terceros y Auxiliares tercerizados.
4. Declaración de Renta ante la DIAN, con anexos, y cuyos datos deben coincidir con el Balance de Prueba.

9.1. El Usuario (persona natural y jurídica) puede ingresar la página web o hacer contacto por la línea telefónica para estos Servicios a través de la Caja de Compensación Familiar; debe en ese momento diligenciar o proporcionar los datos del formulario con el cual se confirma la clasificación de su estatus ante ASOPAGOS y se define el valor por la prestación de los servicios; si es aplicable, debe ser anticipado, con un valor único anual, según el estatus del Usuario. para hacer el pago respectivo se le informa acerca opciones a través de efectivo con el pin que se asigne (a través de los medios Baloto, Efecty, Bancolombia o Banco de Bogotá), o a través de los canales disponibles por ASOPAGOS.

9.2. El valor por la prestación de Los Servicios incluidos para la Asistencia Legal UGPP están sujetas a cada una de las categorías así: A, B, C y D.

10.1. El Usuario puede hacer uso de los Servicios, en cualquier momento, una vez se haya realizado el pago correspondiente, pero ASOPAGOS se reserva el derecho de dejar de proporcionar los Servicios cuando el Usuario no cumpla con las presentes Condiciones y Términos de Uso.

10.2. ASOPAGOS considera que el Usuario (Empresa o persona independiente) es el propietario de sus propios datos y que es importante preservar su acceso a los mismos. Si ASOPAGOS por cualquier motivo interrumpe el Servicio, en caso de ser posible, lo informará con suficiente antelación al Usuario y le permitirá extraer la información proporcionada, en los casos que aplique.

11.1. ASOPAGOS le cobrará al Usuario por la prestación de los Servicios, los valores que esté vigentes al momento de la aceptación de estos Términos y Condiciones de Uso

11.2. ASOPAGOS se reserva el derecho de actualizar el valor por la prestación de los servicios en cualquier momento, respetando lo ya pactado.

11.3. Cuando el Usuario cambie de Categoría, de una de mayor costo del Servicio a una de menor costo, el cambio en el valor del Servicio será aplicable únicamente después de haber pasado el año inicial con el cual el usuario hizo su primer pago.

11.4. Cuando el Usuario cambie de categoría, de una categoría de menor valor a otra de mayor valor del servicio, el Usuario deberá completar y pagar la diferencia entre ambos valores, en sus valores totales anuales acordados, para continuar con el derecho al Servicio, durante un año, contado a partir del primer pago en la categoría de menor valor del servicio

11.5. No habrá lugar a devoluciones de dinero pagado, en ningún caso.

11.6. Cuando el usuario, después de haber pagado la anualidad anticipada, desee retirarse o dejar de usar temporal o definitivamente Los Servicios, ASOPAGOS no estará obligada a devolver suma alguna de dinero.

12.1. ASOPAGOS ofrece sus Servicios con un nivel de competencia y diligencia razonable desde el punto de vista comercial. No obstante lo anterior, ASOPAGOS no ofrece garantía alguna en relación con el Servicios, toda vez que se trata de una asesoría no vinculante que el Usuario puede acoger y no y que se entrega a título meramente informativo.

12.2. ASOPAGOS, en la prestación de sus servicios, solo emite sugerencias y comentarios no vinculantes relacionados con la Asesoría Básica Inicial. En el caso en que el Usuario y ASOPAGOS convengan servicios adicionales, se deberá señalar el alcance de estos, así como los valores adicionales.

12.3. Con el uso de los Servicios, el Usuario reconoce y acepta que ni ASOPAGOS, ni sus proveedores o distribuidores ni aliados estratégicos para la prestación del servicio tienen responsabilidad alguna en garantías específicas sobre Los Servicios

13.1. Ni ASOPAGOS, ni sus proveedores o distribuidores, ni sus asociados, ni sus aliados estratégicos para la prestación de los servicios, serán responsables ante el usuario, por la pérdida de beneficios, ingresos, costos, datos, pérdidas financieras, ni por cualquier tipo de daños directos o indirectos, datos personales, derivados, o de información relacionada con la seguridad social, entre otros.

13.2. El Usuario reconoce y acepta que la responsabilidad total por parte de ASOPAGOS, así como la de sus proveedores y distribuidores, por cualquier reclamación realizada bajo estas condiciones, se limita a la suma o valor en pesos colombianos que haya pagado el Usuario por el uso del Servicio respectivo durante la respectiva vigencia anual. Con la aceptación de los presente Términos y Condiciones de Uso, y con el uso de Los Servicios, el Usuario exime de responsabilidad a ASOPAGOS, sus directivos, administradores, agentes, empleados y contratistas, por las reclamaciones, demandas o acciones legales que se puedan derivar del uso de Los Servicios o de la infracción de estas condiciones o que estén relacionados con los mismos, incluidos cualesquiera responsabilidad o gasto que se deriven de las reclamaciones, pérdidas, daños, demandas, juicios, costes procesales y honorarios de abogados.

14.1. Si se usan los Servicios en nombre de una empresa, la empresa acepta estos términos y condiciones en su totalidad.

14.2. Adicionalmente, con el uso del Servicio, la empresa eximirá de responsabilidad a ASOPAGOS, sus directivos, administradores, agentes, empleados y contratistas, por las reclamaciones, demandas o acciones legales que se puedan derivar del uso de Los Servicios o de la infracción de estas condiciones o que estén relacionados con los mismos, incluidos cualesquiera responsabilidad o gasto que se deriven de las reclamaciones, pérdidas, daños, demandas, juicios, costes procesales y honorarios de abogados.

15.1. ASOPAGOS puede modificar en cualquier tiempo estas condiciones, su alcance o las condiciones adicionales que se apliquen a los Servicios para, por ejemplo, reflejar cambios legislativos o ajustar los servicios prestados.

15.2. Le recomendamos que consulte las condiciones de forma periódica.

15.3. ASOPAGOS publicará avisos relacionados con las modificaciones de estas condiciones en esta página.

15.4. Asimismo, publicará avisos relacionados con las modificaciones que se hagan en las condiciones adicionales del Servicio correspondiente.

15.5. Si no acepta las condiciones modificadas de los Servicios, debe dejar de usar los Servicios.

15.6. En caso de conflicto entre estas condiciones y las condiciones adicionales, estas condiciones prevalecerán sobre las condiciones adicionales.

15.7. Estas condiciones rigen la relación entre ASOPAGOS y el Usuario (empresa o persona independiente), y no generan ningún derecho del que pueda ser beneficiario un tercero definido por el Usuario.

15.8. Si el Usuario no cumple estas condiciones y ASOPAGOS no toma ninguna medida al respecto de forma inmediata, no se entenderá que ASOPAGOS renuncia a los derechos de los que pueda disponer (como, por ejemplo, llevar a cabo acciones en el futuro).

16. En el caso de que una condición determinada no sea de obligado cumplimiento por ASOPAGOS, el resto de condiciones no se verán afectadas.

17. El Usuario acepta que, de surgir diferencias en el desarrollo de las condiciones y términos de uso, se buscarán soluciones ágiles y directas para afrontar dichas discrepancias. Para tal efecto, acudirán preferentemente, al empleo de los mecanismos de solución directa de controversias contractuales, tales como la conciliación extrajudicial y la transacción. En caso que las partes no logren de mutuo acuerdo solucionar la diferencia, si transcurridos treinta (30) días hábiles posteriores al seguimiento de la (s) diferencia (s), las partes no hubieren llegado a un acuerdo a través de los presentes métodos, se acudirá a un Tribunal Arbitral administrado por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, el cual estará sujeto a sus reglamentos y al procedimiento allí contemplado, de acuerdo con las siguientes reglas: a) El Tribunal estará integrado por 3 árbitros designados por las partes de común acuerdo. En caso de que no sea posible, los árbitros serán designados por el Centro de Arbitraje y Conciliación, a solicitud de cualquiera de las partes; b) El Tribunal decidirá en derecho; c) El Tribunal se llevará a cabo en las instalaciones del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá; d) Un miembro de la lista de secretarios del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá hará parte de la secretaría del Tribunal.

18.1. ASOPAGOS, al acceder a datos personales del Usuario, dará cumplimiento a las obligaciones surgidas de la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y a las normas que los modifiquen o complementen, así como a las Políticas de Tratamiento de la Información de ASOPAGOS la cual se encuentra en la página web www.asopagos.com., y que el Usuario declara conocer y aceptar en todas sus partes.

18.2. De igual manera, el Usuario deberán abstenerse de obtener, compilar, sustraer, ofrecer, vender, intercambiar, enviar, comprar, interceptar, divulgar, modificar, emplear los datos a los que hubiere tenido acceso en función de la actividad contratada, a la información que haya sido entregada al Usuario por el Servicio aquí descrito.

18.3. Con la solo utilización o suscripción y aceptación de los presentes Términos y Condiciones de Uso, el Usuario autoriza a ASOPAGOS para el uso de sus datos para los fines comerciales, históricos, estadísticos y administrativos de la compañía. Adicionalmente, esta información podrá ser objeto de tratamiento con aliados de ASOPAGOS, así como al interior de la empresa, y/o empresas pertenecientes al mismo grupo empresarial, sus aliados estratégicos, bien sea en Colombia o en el Exterior, en caso de existir.

18.4. Así mismo, la información del Usuario será, según el caso, compartida con nuestros proveedores de servicios, que son terceros externos, tales como auditores, expertos, abogados, contadores, etc. y otros asesores externos profesionales, terceros en los que se delegue parte o toda la información, con aquellos que se tercerice la operación y respondan frente a ASOPAGOS en calidad de encargados del tratamiento de la información, proveedores de servicios de sistemas de tecnología de información, apoyo, almacenamiento y alojamiento de la información; proveedores de servicios, publicidad e investigación de mercado. En cualquiera de esos casos y sin perjuicio de la obligación de observar el secreto profesional en los casos que así corresponda, ASOPAGOS tomará las medidas necesarias para que esos proveedores de servicios conozcan y se comprometan a observar esta política, bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación comercial y no podrá ser usada o destinada para propósito diferente o fin diferente.

18.5. Por la sola utilización de los servicios objeto de los presentes términos y condiciones o con la aceptación de los presentes términos y condiciones, el Usuario autoriza a ASOPAGOS para el tratamiento de su información y datos personales para que ASOPAGOS gestiones cualquier consulta relacionada con el pago de seguridad social y parafiscales, trámites ante la UGPP, y cualquier servicio vinculado con la asesoría para la Asistencia y Orientación Básica que se encuentren en procesos de fiscalización por parte de la UGPP, así como a aquellos que aún no lo están pero requieran de asesoría para tomar medidas preventivas en la liquidación adecuada de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA.

18.6. ASOPAGOS no se hace responsable de cualquier perjuicio que se cause a una persona natural por la indebida utilización de su información o datos personales por parte de una persona jurídica o natural que se vincule en la utilización de los servicios señalados en el presente documento.

18.7. Cuando el Usuario actúe en nombre de otra persona o empresa (Titular), deberá contar con las autorizaciones requeridas para utilizar o tratar los datos personales del Titular.

18.8. Por la sola utilización de los servicios señalados en los presentes Términos y Condiciones de uso, o con la aceptación de los mismos, el Usuario reconoce contar con las autorizaciones necesarias para el uso del dato personal del Titular, excluyendo de cualquier responsabilidad a ASOPAGOS y se obliga a responder frente al Titular por cualquier sanción o multa impuesta en la omisión de este requisito.

19.1. Las Partes guardarán absoluta reserva sobre la información que se suministren entre sí, que haya sido designada como confidencial, o que por su naturaleza lo sea, incluyendo sin limitación información técnica, financiera, conocimientos, datos personales, información legal, estratégica, métodos o procesos empresariales.

19.2. Las Partes se abstendrán de utilizar la información confidencial para fines distintos a la ejecución de estos términos y condiciones y de revelarla a terceros sin previa autorización de la parte reveladora.

19.3. El suministro de información confidencial no implicará transferencia de derecho alguno sobre la misma. Si la parte receptora debe revelar la información confidencial obtenida con ocasión de regulación aplicable o de orden de autoridad competente, informará a la parte reveladora y la revelará sólo en la medida requerida por dicha regulación o autoridad.

20.1. ASOPAGOS podrá prestar el servicio objeto de los presentes términos y condiciones de forma directa o a través de terceros.

20.2. El Usuario reconoce que esta posibilidad puede ocurrir desde el principio de la prestación del servicio o sufrir dicha modificación, sin que por esto se desmejorará la prestación de los servicios.

20.3. Los servicios aquí señalados solamente serán prestados en el territorio colombiano, con una disponibilidad horaria de lunes a viernes, en jornada continua, de 8 am a 5 pm, únicamente en días hábiles.

Para todos los efectos legales se tendrá como domicilio la ciudad de Bogotá, independientemente del lugar o ciudad en el que se encuentre el Usuario.